Le recouvrement amiable et éthique : comment le réussir ?

Publié le 22 juin 2021

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recouvrement amiable

Vous faites face à un impayé ? Simple, rapide et efficace, le recouvrement amiable doit être envisagé avant toute procédure judiciaire. Rythmé par plusieurs étapes, il doit être opéré par une société de recouvrement. Vous obtiendrez ainsi le paiement de vos factures sans nuire à votre relation commerciale avec votre client, de manière amiable et éthique. 

Qu’est-ce que le recouvrement amiable et en quoi se distingue-t-il des autres procédures ?

Le recouvrement amiable désigne toutes les procédures que vous mettrez en œuvre pour obtenir le règlement de vos impayés, sans faire appel à un tribunal. La négociation et la médiation avec le débiteur ainsi que le maintien de la relation client sont ainsi au cœur de ces procédures. Pour être efficace, vous devez confier cette tâche à une société de recouvrement, qui agit en votre nom et pour votre compte.

Pour engager un recouvrement amiable, encore faut-il que la créance réponde à trois conditions :

  • Être certaine : elle procède d’un engagement contractuel, et le débiteur ne la conteste pas ;
  • Être liquide : son montant est déterminé ou déterminable ;
  • Être exigible : le délai de paiement est dépassé. Notez que le simple fait que l’échéance soit passée vous autorise à facturer des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € au débiteur.

Quels sont les avantages de la procédure de recouvrement amiable ?

Le recouvrement amiable présente plusieurs avantages : il s’avère rapide et permet de maintenir la relation client.

  • Le recouvrement amiable : une procédure peu coûteuse

Le recouvrement contentieux, qui suppose une décision de justice, la participation d’un huissier de justice et l’assistance éventuelle d’un avocat entraîne des frais élevés. À l’inverse, un recouvrement amiable implique peu de frais de recouvrement lorsque vous le confiez à un mandataire extérieur. Celui-ci se rémunère sur la base d’un pourcentage sur le montant de la créance.

  • Le recouvrement amiable : une procédure rapide

En un appel, une lettre, quelques clics, il est possible d’obtenir le paiement du débiteur, s’il est de bonne foi. Une procédure judiciaire quant à elle prend de plusieurs semaines à plusieurs mois, voire quelques années si elle est contradictoire !

  • Le recouvrement amiable : une procédure pour maintenir la relation commerciale

En allant au judiciaire, vous risquez de rompre la relation qui vous lie, peut-être de longue date, avec votre client. À l’inverse, le recouvrement amiable, en ce qu’il repose sur la recherche de solutions et le dialogue, permet de poursuivre la relation commerciale.

Comment se déroule la procédure de recouvrement amiable ?

Prise en charge par une société de recouvrement, la procédure de recouvrement amiable s’effectue en plusieurs temps : la demande de régularisation de l’impayé, les contacts téléphoniques et par email pour négocier, puis les courriers et la médiation, jusqu’à la mise en demeure de payer.

  • La demande de régularisation par téléphone

Un retard de paiement ne signifie pas forcément que le débiteur est de mauvaise foi ou que vous avez affaire à un mauvais payeur. Le plus souvent, il procède d’un simple oubli, d’un mauvais classement des factures ou d’une contestation sur le montant ou sur la prestation effectuée.

Première étape du recouvrement amiable de créances, la relance téléphonique permet de faire le point avec le débiteur et de lui rappeler ses obligations. Elle permet d’en savoir ainsi un peu plus sur les raisons qui l’ont conduit au dépassement de l’échéance de la facture. 

  • La demande de régularisation par email

Autre option à envisager pour débuter une procédure de recouvrement amiable, l’email présente l’avantage de prendre moins de temps qu’un appel. Cette démarche peut même être automatisée grâce à un logiciel. Vous allez ici rappeler à votre client qu’une facture pourtant arrivée à échéance n’a pas été acquittée. Nous recommandons de joindre une copie de la facture en attente, afin que le débiteur l’identifie plus rapidement.

Pour se distinguer d’un simple e-mail de relance, vous avez la possibilité de faire envoyer cet e-mail par un tiers : une société de recouvrement mandatée pour obtenir le paiement de la facture impayée

  • Le courrier de demande de paiement 

La lettre postale comportera des mentions utiles comme le montant et la date de la facture en attente de règlement, l’information selon laquelle vous attendez le règlement dans les plus brefs délais ou encore l’invitation à prendre contact avec vous si le débiteur rencontre des difficultés financières passagères.

  • La lettre officielle de mise en demeure

La lettre de mise en demeure de payer constitue un préalable nécessaire à l’introduction d’une procédure judiciaire de recouvrement de créances. Elle doit permettre au débiteur de comprendre qu’il s’agit là de sa dernière chance de payer volontairement sa dette avant que des moyens contentieux soient actionnés. Il faut donc que la rédaction soit ferme et sans ambiguïté, avec la mention expresse « mise en demeure ». Toutefois, le courrier doit rester courtois, sans menace ni insulte ni agressivité, des comportements prohibés par la loi. Il convient d’envoyer la mise en demeure en lettre recommandée avec accusé de réception, et d’indiquer le délai maximum dans lequel le paiement doit vous parvenir.

  • Et si la lettre officielle amiable échoue ?

Si vos relances ne donnent rien, il faudra alors envisager une procédure de recouvrement de créances. Vous devrez vous appuyer sur une société autorisée à procéder au recouvrement de factures, qui mandatée par vos soins, agira pour demander et obtenir la régularisation de l’impayée..

Société de recouvrement : pour quelles entreprises et quelles factures ?

La réponse est simple : pour toutes ! Peu importe votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise, tout impayé fragilise votre trésorerie. Vous devez donc systématiquement solliciter une société de recouvrement pour toutes vos factures dont les relances restent infructueuses. Des approches “au succès” permettent de n’engager aucune somme et de ne payer qu’en cas de recouvrement effectif de la facture. Aucun risque de les solliciter, donc ! 

Pour les factures adressées aux particuliers,  PME et Grands comptes

Contrairement aux idées reçues, les retards de paiement ne proviennent pas uniquement des TPE / PME et ETI, qui par définition possèdent moins de liquidités, mais également des grands comptes. Si les grands groupes représentent une part importante dans le développement de votre activité, ils sont eux aussi tenus de respecter les termes de la loi LME, qui prévoit des délais de paiement applicables à toutes les catégories d’entreprises : 30 jours par défaut, 60 jours ou 45 jours fin de mois au maximum.

Les particuliers sont également dans l’obligation de régler leurs dettes. Des formules de paiement en plusieurs échéances peuvent faciliter le règlement en cas de difficultés de paiement.

En parallèle, il n’existe pas de petits ou de grands impayés, tous constituent un manque à gagner pour votre entreprise et peuvent mettre en danger sa pérennité. C’est pourquoi il convient de mettre en place une procédure de recouvrement amiable pour chacun d’eux, et sans tarder. Plus l’échéance initiale de la facture s’éloigne, moins vous avez de chances de récupérer votre dû. 

L’approche “Smart recouvrement”, quelle méthode ?

Le smart recouvrement repose sur une “charte de comportement” régissant les relations entre le créancier, le débiteur et la société de recouvrement. L’accent est mis sur l’éthique et la préservation de la relation commerciale, en privilégiant le dialogue et la recherche de solution.

  • Le smart recouvrement : une méthode éthique de recouvrement de créances

Les solutions positives de recouvrement sont privilégiées, afin de limiter la judiciarisation du litige, en proposant des solutions comme par exemple un échéancier de règlement lorsque l’entreprise débitrice est en difficulté et que les sommes dues ne peuvent pas être récupérées en une seule fois. Ainsi peut-on considérer que le “smart recouvrement” constitue une modalité de mise en œuvre du recouvrement de créances.

  • Le smart recouvrement, pour des actions qui restent confidentielles

Autre spécificité du smart recouvrement : la procédure intervenant entre le créancier, le débiteur et le mandataire reste confidentielle. Les sociétés signataires de la charte de smart recouvrement se refusent ainsi à pratiquer des mesures extrêmes comme le name and shame, qui rend public le nom d’une entreprise connaissant des retards de paiement ou les annuaires d’entreprises recensant les mauvais payeurs. 

  • Le smart recouvrement, pour des tarifs de recouvrement maîtrisés

Les sociétés signataire de la charte “smart recouvrement” mettent également en avant la transparence sur les frais de recouvrement, communiqués à l’avance avant chaque prestation. Elles se rémunèrent uniquement en cas de succès, lorsque le débiteur s’est effectivement acquitté du paiement de la créance. Vous ne payez que si la facture est encaissée, vous ne payez aucun abonnement au départ, vous êtes libre de tout engagement.

  • Le smart recouvrement : des technologies uniques au service du client

Enfin, le smart recouvrement se veut connecté et facile à mettre en œuvre. Les sociétés qui le proposent offrent aux créanciers des services digitaux innovants, comme une interface client gratuite, simple d’utilisation et permettant de suivre le dossier en temps réel, tout en assurant la sécurisation des données personnelles et la conformité aux prescriptions du RGPD.

Pourquoi externaliser son recouvrement amiable ?

Externaliser le recouvrement amiable de créances consiste à consentir un mandat à un prestataire spécialisé œuvrant pour le compte d’autrui. Cette prestation s’adresse ainsi à tous les secteurs d’activité et à toutes les entreprises faisant face à des impayés.

Gagner du temps, préserver sa relation avec son client en faisant agir un tiers et faire des économies sur la récupération de ses impayés : voici les trois raisons pour lesquelles l’externalisation du recouvrement amiable constitue une bonne solution.

  • Externaliser le recouvrement amiable pour gagner du temps

À moins de disposer d’un service contentieux ou d’un credit manager au sein de l’entreprise, c’est le dirigeant ou l’un de ses salariés spécialement missionné à cette fin qui s’occupe du recouvrement de créances. Et la procédure prend du temps, entre les différentes relances par téléphone comme par courrier, et l’identification de solutions lorsque le débiteur est en difficulté. À cela s’ajoute la méconnaissance par les chefs d’entreprise et les collaborateurs des règles légales pour obtenir le règlement de créances, et sur lesquelles ils doivent s’informer. C’est beaucoup d’énergie dépensée sans avoir la garantie d’un recouvrement efficace.

Spécialiste du recouvrement de créances, la société de recouvrement (comme GCollect.fr) agit comme mandataire extérieur et prend en charge chacune des étapes de la procédure amiable avec sérieux et rapidité. Les sociétés de recouvrement proposent en outre un service dématérialisé pour la transmission des créances en souffrance, qui permet au créancier de lancer en quelques clics une procédure de recouvrement amiable. De cette manière, il peut rester concentré sur son cœur de métier et le développement de son activité.

  • Externaliser le recouvrement amiable pour faire des économies

En parallèle, confier le recouvrement de créance à un prestataire indépendant de l’entreprise permet de réaliser des économies. Le temps que vos salariés et vous ne consacrez pas à gérer les encours client peut ainsi être employé à la création de richesses au sein de l’entreprise. Il suffit de comparer les frais de recouvrement à ce que vous coûte un salarié à l’heure pour apprécier l’économie apportée par l’externalisation.

En outre, la majorité des sociétés de recouvrement ne se rémunère qu’en cas de succès, sur la base d’un pourcentage de la facture impayée. Si la créance ne peut pas être recouvrée et qu’il faut envisager une procédure judiciaire, alors le créancier n’aura pas perdu d’argent. 

Enfin, il est possible de solliciter le cabinet de recouvrement non pas pour l’ensemble des créances clients, mais pour un besoin ponctuel. Vous conservez ainsi une entière maîtrise des approches que vous souhaitez pour telle ou telle facture. 

  • Externaliser le recouvrement amiable pour maintenir sa relation commerciale au beau fixe

Relancer un débiteur pour obtenir le règlement d’un impayé est souvent source de tension et de stress pour le dirigeant d’entreprise. Il est en effet difficile de trouver l’équilibre entre compréhension et fermeté, exigences sur le respect des délais de paiement et souplesse pour conserver le contact avec le client. 

L’intervention d’un tiers constitue une opportunité pour dialoguer avec d’autres arguments et de négocier en s’affranchissant de la crainte de nuire à ses relations commerciales. C’est donc clairement une meilleure gestion des risques clients pour l’entreprise. En effet, le mandataire met en place un dialogue constructif avec le débiteur et recherche des solutions amiables pour le paiement des impayés, tout en restant dans les limites que lui a fixées le créancier. À la clé d’un recouvrement éthique une relation apaisée avec le débiteur/client, qui dès lors, peut être fidélisé. 

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