Procédure de recouvrement : étapes, justificatifs et démarches

Pour obtenir le paiement d’une facture en souffrance, vous devez mettre en place une procédure de recouvrement, qui se réalise en deux phases. D’abord, vous privilégierez le recouvrement amiable, moins coûteux et de nature à permettre le maintien de la relation commerciale. S’il ne donne rien, il faudra passer à la vitesse supérieure avec une procédure judiciaire. Fonctionnement, coûts et documents à fournir : tout savoir sur les procédures de recouvrement.

Dans quels cas faire appel à une procédure de recouvrement ?

Dans vos conditions générales de vente et vos contrats, vous avez prévu des délais de paiement. Si vos documents contractuels sont muets sur ce sujet, alors c’est la date d’échéance de droit commun qui s’applique, soit 30 jours suivant l’exécution de la prestation ou la réception des marchandises.

Dès lors que le délai de paiement est dépassé, la créance se transforme en impayé et devient exigible. Pour pouvoir engager une procédure de recouvrement, il faut également que la créance soit :

• Certaine : elle prend naissance dans une obligation contractuelle ;
• Liquide : son montant doit être déterminé (exprimé dans une devise monétaire) ou déterminable (par exemple, X heures à Y € de l’heure) ;
• Non prescrite : les actions juridiques sont enfermées dans un délai de prescription. Si vous le laissez passer, vous ne pourrez plus lancer de procédure de recouvrement. Entre professionnels, le délai de prescription est de 5 ans, et peut être suspendu ou interrompu par certains actes, comme une procédure de conciliation. Entre un professionnel et un particulier, il est seulement de 2 ans.

Si toutes ces conditions sont réunies, alors vous pouvez engager une procédure de recouvrement de créances. Tout impayé fragilise votre trésorerie et met en péril la pérennité de votre entreprise, il est donc essentiel de réagir au plus vite et de ne pas les laisser s’accumuler !

Comment fonctionne la procédure de recouvrement ?

La procédure de recouvrement de créances s’effectue en deux temps. D’abord la phase amiable, qui doit être privilégiée pour maintenir une bonne relation commerciale avec vos clients. Si celle-ci ne donne rien, il faudra envisager d’aller au contentieux.

• La procédure de recouvrement amiable

Trois étapes jalonnent la procédure de recouvrement amiable :

1. La relance téléphonique : appel ou SMS, le but est de rappeler à votre débiteur que la date d’échéance de la facture est dépassée. Pour une meilleure gestion des risques clients, vous pouvez dès à présent lui demander les raisons de son retard de paiement. Si au bout d’une semaine, l’impayé n’a toujours pas été réglé, alors il faudra envoyer une lettre de relance ;
2. La relance écrite : contrairement à l’appel téléphonique, elle laisse des traces. Elle devra contenir un certain nombre de mentions comme le rappel du numéro, de la date et du montant de la créance, ainsi que le délai de paiement. Si elle non plus n’aboutit pas, alors vous devrez passer par une lettre de mise en demeure ;
3. La mise en demeure : elle constitue l’ultime chance pour votre débiteur de régler la créance par voie amiable. Envoyée en courrier recommandé, elle doit être non équivoque et explicitement comporter la mention « mise en demeure ».

Ces diverses relances ne donnent rien ? Vous devez à présent engager une procédure de recouvrement judiciaire.

• La procédure de recouvrement judiciaire

Comme son nom l’indique, la procédure de recouvrement judiciaire s’effectue devant le tribunal judiciaire, qui remplace le tribunal d’instance et le tribunal de grande instance. Votre objectif est d’obtenir un acte juridique revêtu de la formule exécutoire, appelé titre exécutoire. Si la facture impayée est d’un montant inférieur à 5 000 €, vous opterez pour la procédure simplifiée de recouvrement de créances. Au-delà, vous choisirez entre l’injonction de payer, le référé-provision et l’assignation en paiement au fond.

• La procédure de recouvrement des petites créances

Cette procédure de recouvrement est mise en place non par le juge mais par un huissier de justice, qui invite le débiteur à y participer. Il est libre d’accepter ou de refuser, dans un délai d’un mois.

1. S’il accepte, l’huissier lui proposera un accord sur le montant et les modalités de règlement. Il vous délivrera ensuite un titre exécutoire, pour vous permettre de déclencher une procédure d’exécution forcée si le débiteur ne vous paie toujours pas.
2. S’il refuse, vous devez vous tourner vers une autre procédure judiciaire pour obtenir un commandement de payer.

• La procédure d’injonction de payer

Rapide et peu coûteuse, l’injonction de paiement est la procédure de recouvrement judiciaire de créances la plus utilisée en France. Le juge délivre une ordonnance en injonction de payer s’il juge que votre requête est fondée Pour produire ses effets, celle-ci devra être notifiée au débiteur par voie d’huissier.

• La procédure de référé-provision

Vous allez solliciter du juge qu’il fixe le montant de la provision sur créance, de manière urgente. S’il accepte, vous transmettrez l’ordonnance à un huissier pour signification au débiteur. S’il refuse, vous devrez engager une assignation en paiement au fond.

• La procédure d’assignation en paiement au fond

Supposant un contradictoire entre le débiteur et son créancier, elle peut s’étirer sur plusieurs mois. Si le juge vous donne raison, vous disposerez d’une ordonnance avec force exécutoire. Sinon, vous devrez contester sa décision auprès d’une Cour d’appel.

Quels sont les documents à fournir ?

Souvenez-nous, pour être exigible, une créance doit être certaine, liquide et non prescrite. En phase amiable, vous devez ainsi communiquer au mandataire tous les documents permettant d’établir l’exigibilité de la créance. Il peut s’agir d’un contrat, d’une facture, d’un bon de commande, d’une lettre de mise en demeure ou d’un devis dûment signé.

Pour saisir le tribunal dans le cadre procédure de recouvrement judiciaire, vous devrez en outre rédiger une requête. Celle-ci contiendra un certain nombre d’informations :

• L’identité et l’adresse et créancier et du débiteur ;
• L’objet de la requête (recouvrement d’un impayé) ;
• Le fondement de la créance ainsi que son montant avec décompte du principal, des intérêts de retard et de l’indemnité forfaitaire de recouvrement.

Quels sont les coûts d’une procédure de recouvrement ?

En procédure amiable, il existe peu de frais de recouvrement, hormis la commission d’un mandataire s’il parvient à encaisser la créance. Sachez en effet que les sociétés de smart recouvrement se rémunèrent uniquement au succès, sur la base d’un pourcentage de la créance. Cette solution s’avère moins onéreuse que de confier le recouvrement à un salarié, qui pourra se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée qu’il réalise pour votre entreprise.

À l’inverse, le coût de la procédure contentieuse peut vite s’envoler. Vous devez en effet payer pour l’introduction de la requête auprès du juge, verser les émoluments de l’huissier de justice, voire des honoraires d’avocat si vous choisissez de vous faire accompagner.

Bon à savoir : les frais liés à une procédure judiciaire de recouvrement de créances sont à la charge du débiteur.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article dédié.

Est-il possible de proposer un échelonnement du paiement ?

Certaines sociétés de smart recouvrement vous conseillent de proposer un échéancier à votre débiteur. Une solution que l’on appelle recouvrement modulable, et qui vous consiste à mensualiser la créance en X échéances. Elle présente des avantages comme :

• Vous épargner le coût et la longueur d’une procédure judiciaire, qui peut fragiliser encore plus l’entreprise de votre client et le mener vers une procédure collective. Dans cette hypothèse, et sauf à détenir une sûreté ou un privilège, vous auriez sans doute peu de chances d’être payé ;
• Maintenir une bonne relation avec votre débiteur. En effet, peut-être est-il lui aussi dans l’attente d’un encaissement pour vous régler son dû, ou cherche-t-il à optimiser son besoin en fonds de roulement. En lui accordant une facilité, vous êtes assuré de le fidéliser.

Toutefois, pour que l’échelonnement du paiement soit une bonne idée, encore faut-il vérifier que le débiteur est bien de bonne foi, et que son entreprise rencontre des difficultés financières passagères et non récurrentes.

Quels sont les différents acteurs d’un processus de recouvrement, et quels sont leurs droits ?

Plusieurs acteurs sont amenés à intervenir durant une procédure de recouvrement :

• Le créancier : en tant que créancier, vous disposez d’un droit d’exigibilité de la créance sur le débiteur, dès lors qu’elle est échue (30 jours, 45 jours fin de mois, 60 jours ou délai négocié). Le Code de procédure civile vous autorise à mettre en place une procédure de recouvrement, amiable ou judiciaire, tant que vous restez dans le cadre légal. Notez qu’il existe deux grandes catégories de créanciers : le créancier privilégié, qui possède une sûreté sur la créance, et le créancier chirographaire, qui n’en a aucune. Le premier dispose ainsi d’une priorité de règlement de ses impayés si le débiteur fait l’objet d’une procédure collective.
• Le débiteur : il est dans l’obligation de verser le prix de la prestation à la date d’échéance prévue. Dans certaines hypothèses, il dispose d’une protection contre la demande de règlement effectuée par le créancier. Si son entreprise est placée en redressement ou liquidation judiciaire, le jugement d’ouverture de la procédure a pour effet de geler le paiement des créances et de stopper les poursuites individuelles à son encontre.
• L’agent de recouvrement : employé par un cabinet de recouvrement, le chargé de recouvrement est un mandataire auprès de qui le créancier externalise la récupération de la créance. Encadrée par la loi, sa mission consiste essentiellement à mettre en place des mesures de recouvrement amiable de la créance, en avertissant le débiteur du mandat qui le lie au créancier.
• L’huissier de justice : il est le seul acteur de la procédure de recouvrement habilité à mettre en œuvre des procédures coercitives pour contraindre le débiteur à payer. Il lui appartient ainsi de signifier le titre exécutoire obtenu par le créancier lors d’une procédure judiciaire de recouvrement ou de lancer une voie d’exécution forcée comme une saisie-attribution.

Comment déclencher la procédure de recouvrement ?

Vous devez d’abord mettre en place une procédure de recouvrement amiable. Il vous faut donc ici choisir entre vous en charger vous-même, déléguer la tâche à votre service contentieux, à un commercial ou à une société de recouvrement. Celles qui ont pris avec succès le virage du digital vous permettront d’engager la démarche de recouvrement en ligne, directement sur leur site Internet. Vous veillerez à transmettre les documents venant à l’appui de votre demande.

En recouvrement judiciaire, vous devez d’abord déterminer le montant de la créance, pour connaître l’interlocuteur compétent. En dessous de 5 000 €, vous saisirez un huissier de justice, par voie de requête. Au-dessus de ce montant, vous effectuerez votre demande auprès du tribunal judiciaire.

Si aucune de ces pistes n’a abouti, vous devrez envisager un recouvrement forcé de la créance. Il vous faudra ici contacter un huissier de justice pour qu’il mette en place la procédure de saisie adéquate.