Factures impayées : comment estimer les frais de recouvrement ?

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frais de recouvrement

Votre facture comporte une date d’échéance. Si votre débiteur laisse passer cette date d’échéance, la créance se transforme en impayé, lequel risque de fragiliser la trésorerie de votre entreprise. Pour récupérer le fruit de votre travail, deux options s’offrent à vous : la procédure amiable et la procédure judiciaire de recouvrement de créances. En phase amiable, vous aurez uniquement les honoraires de la société de recouvrement, ce que l’on appelle des honoraires d’encaissement. En phase judiciaire, les frais de recouvrement comprendront les actes juridiques de procédure obligatoires réalisés par les huissiers et les honoraires avocats ainsi qu’en cas d’encaissement les honoraires de recouvrement.

Frais de recouvrement : de quoi parle-t-on ?

Les frais de recouvrement désignent toutes les dépenses que vous exposez pour obtenir le paiement d’une créance. Ils se distinguent des pénalités de retard, que vous êtes en droit d’exiger dès lors que la date d’échéance d’une facture est dépassée (à 30 jours, 60 jours ou 45 jours fin de mois).

La nature et la charge des frais de recouvrement dépendent de la procédure de recouvrement que vous mettez en place : amiable ou judiciaire.

  • Les frais de recouvrement amiable de créances

Vous pouvez engager une procédure de recouvrement amiable de créances par vous-même ou confier la récupération de l’impayé à une société pratiquant le smart recouvrement, afin de préserver vos relations commerciales avec votre client. 

Concrètement, les frais de recouvrement amiable comprendront les dépenses liées à l’envoi de courriers recommandés et de la mise en demeure de payer, ainsi que les honoraires du mandataire s’il obtient le paiement de l’impayé. En phase amiable, les frais de recouvrement restent à la charge du créancier.

  • Les frais de recouvrement judiciaire de créances

On estime le taux de succès d’un recouvrement amiable à 90 % des cas. Si toutefois, il ne donne rien, vous devrez engager l’une des procédures de recouvrement contentieux à votre disposition : l’injonction de payer, le référé-provision et l’assignation en paiement au fond. Le but est d’obtenir un titre exécutoire, qui vous autorise à faire appel à un huissier de justice pour obliger votre débiteur à régler l’impayé. 

En phase judiciaire, les frais de recouvrement seront bien plus élevés, car ils comprendront les honoraires d’huissier (et éventuellement d’un avocat), les frais d’actes de justice, les frais liés à l’obtention du titre exécutoire, etc. Ils sont normalement mis à la charge du débiteur.

Comment estimer les frais de recouvrement ?

À cette étape, vous devez estimer le montant des frais de recouvrement et des pénalités de retard, que vous pouvez appliquer de plein droit dès le premier jour de dépassement de l’échéance.

  • Le montant des frais de recouvrement

En phase de recouvrement amiable, vous devez prévoir des dépenses liées à l’envoi d’un courrier recommandé, de l’ordre de 5 €, et les honoraires de recours aux services d’une société de recouvrement. En règle générale, le montant de la commission représente un pourcentage de la créance recouvrée, fixé en fonction du type de créance (de 10 % pour les grosses créances jusqu’à 25 % pour les petites créances).

En phase de recouvrement judiciaire, le montant des frais de recouvrement dépend de la procédure engagée. Comptez par exemple une quinzaine d’euros pour le dépôt d’un dossier de recouvrement de petites créances auprès d’un huissier, et 30 € pour la délivrance d’un titre exécutoire. 

  • Le montant des pénalités de retard

Vos conditions générales de vente doivent mentionner le taux de pénalité applicable à vos clients. Généralement, le taux applicable correspond au taux directeur de la BCE majoré de 10 points. Ainsi, si le taux de la BCE est de 0.5 %, vous pourrez facturer des intérêts représentant 10.5 % du montant de la créance.

Bon à savoir : le taux de pénalité ne peut être inférieur au taux légal, fixé à 2.37 % à compter du 1er janvier 2021.

Comment appliquer l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ?

Rappelez-vous : en phase amiable, les frais de recouvrement restent à votre charge. Toutefois, vous êtes autorisé à les facturer au débiteur par le biais de l’indemnité forfaitaire de recouvrement, à condition que votre entreprise relève du Code de commerce. L’indemnité est due dès le premier jour de dépassement de l’échéance de la facture, pour toute la période de retard, non pas pour chaque jour de retard, et est applicable facture par facture.

  • L’application de plein droit de l’indemnité forfaitaire

Fixée à 40 €, l’indemnité de frais de recouvrement vient s’ajouter à la pénalité de retard, et s’applique de plein droit dès le premier jour de dépassement de l’échéance de la facture. Cependant, vous ne pouvez pas exiger d’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement à une entreprise en difficulté placée en procédure de sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire. 

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doit être acquittée intégralement par le débiteur, même s’il a déjà procédé au règlement partiel de la créance avant son échéance.

  • La mention relative à l’indemnité forfaitaire de recouvrement 

Les règles légales de facturation vous imposent de mentionner le montant de l’indemnité forfaitaire sur vos documents commerciaux (devis, factures, conditions générales de vente). 

  • Le complément à l’indemnité forfaitaire de recouvrement

40 €, c’est peu, et cette somme s’avère souvent très inférieure aux frais de recouvrement que vous allez effectivement engager. Sachez qu’il est possible de demander au débiteur une indemnisation complémentaire sur justificatifs. Chez GCollect par exemple, nous pratiquons des honoraires au succès, que vous pourrez répercuter sur votre client sur présentation de notre facture.

Bon à savoir : l’indemnité pour frais de recouvrement n’est pas soumise à la TVA.

Comment comptabiliser les frais de recouvrement ? 

Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement peuvent être considérées soit comme des produits exceptionnels, soit comme des produits financiers. Si le client paie régulièrement en retard, vous choisirez le compte produits financiers, dans le cas contraire, le compte produits exceptionnels.  Il vous faudra établir une facture récapitulant le montant des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire, que vous transmettrez à votre client. 

  • La comptabilisation des frais de recouvrement en produits exceptionnels

Dans cette hypothèse, vous devez reporter le montant des pénalités et de l’indemnité forfaitaire au débit du compte « clients » 411 et au crédit du compte « dédits et pénalités perçus sur ventes » 7711. 

  • La comptabilisation des frais de recouvrement en produits financiers

La facturation des pénalités et de l’indemnité pour frais de recouvrement doit faire l’objet d’une écriture comptable au moment de la clôture de l’exercice. Ainsi, vous devez en reporter le montant en débit sur le compte « clients » 411 et en crédit sur le compte « revenus sur créances commerciales » 7631. 

D’un point de vue fiscal, notez que les frais de recouvrement liés à la gestion des risques clients sont imposables lors de l’encaissement. 

Quel est le coût d’une procédure de recouvrement ?

Le coût du recouvrement dépendra de la procédure de recouvrement de créances engagée : amiable ou judiciaire.

  • Le coût d’un recouvrement amiable de créance

En recouvrement amiable, vous devrez prévoir deux postes de dépenses : les frais liés à l’envoi de courriers recommandés de relance et de mise en demeure et éventuellement, la commission d’un chargé de recouvrement. Comptez ainsi une quinzaine d’euros pour trois relances et 10 à 25 % du montant de la créance pour les honoraires de la société de recouvrement. 

  • Le coût d’un recouvrement judiciaire de créances

Si le montant de la créance n’excède pas 5 000 €, vous pouvez opter pour la procédure simplifiée de recouvrement de créances, réalisée par un huissier. Comptez 14.92 € pour le dépôt de votre dossier, 30 € pour l’émission du titre exécutoire et le droit de recouvrement de l’huissier. Il vous appliquera un forfait de 21.45 € pour une créance jusqu’à 188 € ou un barème allant de 3 % à 11.70 % pour les créances supérieures à 188 €. 

Pour une injonction de payer, l’introduction de la requête coûte 33,47 €. En référé-provision, l’assignation coûte 41.94 €. En assignation au paiement au fond, comptez 70.87 € pour l’introduction de la demande. Pour chacune de ces procédures, vous devrez ajouter 30 € pour la signification du titre exécutoire au débiteur, ainsi que les honoraires d’avocat le cas échéant.

Frais de recouvrement : comment identifier les frais cachés ?

Si les frais de recouvrement liés au recours à un huissier et à l’introduction d’une procédure de recouvrement judiciaire sont définis par des barèmes et des taux, il peut être difficile d’estimer chaque dépense à son montant réel. Par exemple, comment prendre en compte le coût lié au temps passé à échanger avec le débiteur pour choisir une stratégie de recouvrement ? Une solution pour vous en affranchir : faire appel à un cabinet de recouvrement.

Si certaines sociétés spécialisées manquent de transparence sur leur tarification, chez GCollect, il n’existe pas de frais cachés. Notre algorithme évalue avec précision le montant de notre commission, que nous vous soumettons au préalable. Si notre intervention nécessite plus de temps que prévu, nous ne vous facturons pas de frais supplémentaires. 

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