La relance impayé et le recouvrement peuvent parfois être confondus. La relance intervient à deux moments : de manière préventive, avant qu’une facture arrive à échéance, et après dépassement du délai de paiement. Dans cette seconde hypothèse, la relance constituera la première étape du recouvrement amiable, qui permet le paiement rapide et volontaire d’une créance par le débiteur.
Recouvrement et relance impayé, quelles différences ?
La loi LME prévoit des délais de paiement auxquels toutes les entreprises sont soumises. Si vous n’avez rien mentionné dans vos documents commerciaux (conditions générales de vente et devis), alors le fournisseur ou le prestataire est tenu de vous régler dans les 30 jours suivant l’émission de la facture. En fonction de votre besoin en fonds de roulement (BFR) et de votre trésorerie, vous pouvez indiquer une date d’échéance au plus tard à 60 jours ou à 45 jours fin de mois. Dès que la date de règlement est dépassée, la créance devient un impayé. Pour le recouvrer, il vous faut engager une procédure de recouvrement.
Le recouvrement de créances s’effectue en deux phases distinctes : d’abord amiable et l’autre, judiciaire. Dans le cadre du recouvrement amiable, vous allez d’abord effectuer une relance.
La relance constitue donc une modalité du recouvrement amiable. Il est conseillé d’envisager une relance téléphonique ou un email “soft” en premier lieu. Moins formelle qu’une lettre de relance, elle permet de rappeler ses obligations au débiteur et de s’enquérir des motifs de son retard, dans une optique de bonne gestion des risques clients.
A quel moment passer de la relance au recouvrement ?
Pour optimiser votre flux de trésorerie, il vous faut diminuer les délais moyens de paiement de vos factures. C’est ainsi que vous mettrez en place une procédure de relance préventive des clients. Celle-ci vise d’une part à leur rappeler qu’un paiement arrive bientôt à échéance, et d’autre part, à obtenir un engagement de s’acquitter des sommes dues dans le délai imparti.
Si malgré la relance préventive, votre client ne paie pas la facture à temps, vous devrez procéder à une autre relance par téléphone, mail ou courrier. En fonction de votre degré de patience, vous procédez à une, deux, voire trois relances, avant de poursuivre la procédure de recouvrement.
La relance préventive avant la date d’échéance
Quelques jours avant la date d’échéance de la facture, vous prendrez contact avec votre client, par téléphone ou par email, pour lui demander confirmation du règlement à échéance. Vous vous assurerez que votre débiteur dispose bien des éléments permettant de régler la facture, comme les coordonnées bancaires de votre entreprise, et qu’il n’en conteste pas le montant ou le principe.
L’appel ou le courrier électronique démontre le sérieux du suivi de votre facturation et pose les jalons d’un paiement sans retard. Si malgré l’engagement donné, le débiteur ne paie pas, passez à l’étape suivante.
La première relance, dans les deux semaines suivant la date d’échéance
Plus la date d’échéance de votre facture s’éloigne, plus vos chances de la recouvrer s’amenuisent. Les impayés et retards fragilisent votre trésorerie et augmentent les risques de défaillance d’entreprise. C’est pourquoi il convient de procéder à la première relance le plus rapidement possible, par téléphone, email ou courrier. L’avantage d’une relance téléphonique, c’est que vous pouvez demander au client les raisons pour lesquelles il paie en retard. Des difficultés financières doivent vous alerter !
La deuxième relance, dans un délai de 2 semaines
Une deuxième relance qui demeure sans réponse est inquiétante. Soit vous avez affaire à un débiteur de mauvaise foi, c’est-à-dire à un mauvais payeur, soit il se trouve vraisemblablement dans une situation financière délicate. Laissez-lui quelques jours pour procéder volontairement au paiement de sa dette, puis poursuivez la procédure de recouvrement avec l’envoi d’une lettre de mise en demeure.
Le recouvrement, si votre client défaillant n’a pas réagi après 3 semaines
Avant d’envisager une procédure de recouvrement judiciaire (injonction de payer, référé-provision ou assignation en paiement au fonds), il vous faut envoyer une lettre de mise en demeure de payer à votre débiteur. Celle-ci doit comporter la mention expresse « mise en demeure » et être suffisamment explicite pour qu’il comprenne que l’étape suivante est le contentieux.
Relance impayé vs recouvrement : qui est habilité à les faire ?
Dans le cadre de la relance d’impayés, tout le monde peut intervenir. Au stade du recouvrement, ce sont des professionnels qui se chargeront des démarches.
Relance impayé : les acteurs
Pour un suivi efficace de la facturation, pensez à installer un logiciel de relance automatique dans votre entreprise. Vous vous assurez ainsi que l’intégralité de vos clients seront prévenus de l’arrivée à échéance de leurs factures. De la même manière, le logiciel peut être programmé de manière à envoyer une relance pour impayé dès lors que l’échéance est dépassée, ou au contraire un remerciement pour un règlement parvenu dans les temps.
Autre possibilité, vous occuper vous-même de la relance ou la confier à un collaborateur, comme un comptable. Si elle n’est pas difficile à mettre en œuvre, elle présente un écueil majeur : elle prend du temps. Cette tâche chronophage ne produit en outre aucune valeur ajoutée pour votre entreprise ! C’est pourquoi il peut être utile d’externaliser la procédure de relance avec une société de recouvrement comme GCollect.
Recouvrement : les acteurs
Il faut distinguer les acteurs intervenant en procédure amiable et contentieuse du recouvrement. En revanche, le fait qu’ils agissent en tant que professionnels permet de faire foi si vous êtes amené à porter le litige avec le client en justice.
- La société de smart recouvrement : elle agit pour le compte d’autrui qui les mandate pour le recouvrement de leurs créances par le biais d’un mandat. On parle de smart recouvrement lorsque la société adopte des pratiques favorisant le maintien de la relation commerciale. Et ce en excluant par exemple le name et shame et les annuaires de mauvais payeurs. En effet, ils peuvent porter préjudice à la réputation d’une société en laissant une trace numérique durable sur Internet. Elle pratique également des tarifs maîtrisés et se rémunèrent seulement en cas de succès ;
- L’huissier de justice : il intervient dans le cadre du recouvrement simplifié des petites créances (d’un montant inférieur à 5 000 €). Mais aussi dans le cadre du recouvrement judiciaire. Il lui appartient de notifier le titre exécutoire au débiteur, un acte juridique qui formalise l’existence de la créance. Si le client ne paie pas volontairement la créance, l’huissier pourra mettre en place une voie d’exécution forcée comme la saisie-attribution ou la saisie-vente.
Quelles sont les mentions indispensables d’une lettre de relance dans le cadre d’un recouvrement ?
Une lettre de relance poursuit deux objectifs : obtenir un paiement dans les plus brefs délais et maintenir une bonne relation avec le client. Dans un souci d’efficacité, elle doit contenir un certain nombre de mentions. Elles permettront au débiteur d’identifier le créancier qu’il doit régler ainsi que la facture en souffrance ou les raisons de manque de paiement. Vous indiquerez donc dans la relance pour impayé :
- Les références relatives à votre société (dénomination sociale, siège social). Ou si vous exercez votre activité par le biais d’une entreprise individuelle, vos nom, prénom et votre adresse de domiciliation ;
- Les références relatives à la société du débiteur ;
- Le numéro, la date et le montant de la facture en attente de règlement. La loi vous autorise à réclamer des pénalités de retard dès le premier jour de dépassement de la date d’échéance, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. Vous devrez également les mentionner si vous comptez les demander ;
- Les autres démarches que vous avez éventuellement entreprises pour relancer le client, comme un appel téléphonique ;
- Le délai que vous laissez au débiteur pour s’acquitter du règlement.
Joignez également une copie de la facture impayée. Même si la lettre de relance doit être ferme, montrez-vous mesuré dans vos propos.
La relance pour impayé peut être envoyée par courrier simple ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette seconde solution est à privilégier, pour s’assurer des délais de réception plus courts et pour éviter toute contestation de l’expédition par le débiteur.
