Quelles sont les mentions indispensables d’une lettre de relance dans le cadre d’un recouvrement ?
Une lettre de relance poursuit deux objectifs : obtenir un paiement dans les plus brefs délais et maintenir une bonne relation avec le client. Dans un souci d’efficacité, elle doit contenir un certain nombre de mentions. Elles permettront au débiteur d’identifier le créancier qu’il doit régler ainsi que la facture en souffrance ou les raisons de manque de paiement. Vous indiquerez donc dans la relance pour impayé :
- Les références relatives à votre société (dénomination sociale, siège social) ou si vous exercez votre activité par le biais d’une entreprise individuelle, vos nom et prénom, votre adresse de domiciliation ;
- Les références relatives à la société du débiteur ;
- Le numéro, la date et le montant de la facture en attente de règlement. La loi vous autorise à réclamer des pénalités de retard dès le premier jour de dépassement de la date d’échéance, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. Vous devrez également les mentionner si vous comptez les demander ;
- Les autres démarches que vous avez éventuellement entreprises pour relancer le client, comme un appel téléphonique ;
- Le délai que vous laissez au débiteur pour s’acquitter du règlement.
Joignez également une copie de la facture impayée. Même si la lettre de relance doit être ferme, montrez-vous mesuré dans vos propos.
La relance pour impayé peut être envoyée par courrier simple ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette seconde solution est à privilégier, pour s’assurer des délais de réception plus courts et pour éviter toute contestation de l’expédition par le débiteur.
